Granskning av intern kontroll i löneprocessen

Kommunrevisionen har gjort en granskning av intern kontroll i löneprocessen.

Revisorerna är kommunfullmäktiges instrument för att utöva den demokratiska kontrollen över kommunens verksamhet.

Kommunrevisionens uppgift är att utvärdera, effektivisera och kontrollera den kommunala verksamheten. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig.

Revisionsrapport om granskning av intern kontroll i löneprocessen

Kostnader för löner och andra personalrelaterade kostnader är en betydande del av en kommuns totala kostnader. Att lönehanteringen är korrekt och att det finns en tillräcklig intern kontroll i löneutbetalningsprocessen är därför väsentligt. Revisorerna har utifrån sin riskbedömning valt att genomföra en granskning av området utifrån perspektivet tillräcklig intern kontroll. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder.

Utifrån genomförd granskning är den samlade revisionella bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en tillfredsställande och ändamålsenlig lönehantering och löneutbetalningsprocess med tillräcklig intern kontroll.

I rapporten påtalas en antal brister i kommunens löneprocess. Det saknas exempelvis väsentliga nyckelkontroller inom vissa områden, framförallt vad gäller kontroller för åtkomststyrning och ändringar i fasta data samt kontroller vid avvikelserapportering och chefskontroll innan utbetalning av lön. Genomförd granskning har inte heller kunnat visa att kommunstyrelsen tillsett en dokumenterad riskanalys av löneprocessen. Utifrån riskanalysens resultat bör kontrollaktiviteter inom processen fastställas och kommuniceras i organisationen med tydlighet för hur kontrollaktiviteter ska utföras, när och av vem samt med dokumentationskrav för uppföljning och utvärdering.

I rapporten lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen:

• Tillse att en riskanalys för löneprocessen genomförs och dokumenteras.
• Utifrån riskanalysens resultat bör kontrollaktiviteter inom processen fastställas och kommuniceras i organisationen med tydlighet för hur kontrollaktiviteter ska utföras, när och av vem samt med dokumentationskrav för uppföljning och utvärdering

För att ta del av hela rapporten i sin helhet med iakttagelser och bedömningar kan du kontakta kommunens diarium via e-post: kommun@sandviken.se.