Att lämna anbud

Sandvikens Kommuns upphandlingsverksamhet regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU och Lag om koncessionsupphandling, LUK. Lagarna omöjliggör så kallad prenumeration på kommunens upphandlingsdokument, därför måste du som leverantör själv hålla dig informerad om pågående upphandlingar.

Kommunens upphandlingar publiceras:

• på kommunens hemsida
• i den nationella databasen Kommers Annons
• i EU:s annonsorgan för offentlig upphandling Official Journal/TED (Tenders Electronic Daily) då värdet överstiger aktuellt tröskelvärde

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag) kan hämtas via:

• annonsen på vår hemsida
• bevakningstjänst hos Kommers Annons, Opic AB och Mercell AB

I upphandlingsdokumentet finns bland annat upplysning om:

• vad som ska upphandlas
• avtalstid/leveranstid
• hur anbudet ska lämnas, elektroniskt eller genom post
• när anbudet senast ska vara kommunen tillhanda
• hur länge anbudet ska vara giltigt/bindande för anbudsgivaren

Vad ska jag som anbudsgivare tänka på?

Som anbudsgivare är det mycket du ska tänka på då du ska lämna anbud. Använd listan nedan för att säkerställa att du får med all information i ditt anbud.

Du ska:

• snarast möjligt läsa igenom upphandlingsdokumentet och eventuella bilagor ordentligt (anbudsgivaren kan till exempel bara ha en viss tid på sig att ställa frågor på underlaget, det kan ta tid att skaffa begärda dokument o.s.v.)
• så långt som möjligt följa upphandlingsdokumentets uppställning
• svara på alla frågor som ställs och lämna alla uppgifter/dokument som begärs
• uppfylla alla skall-krav (anbudet riskerar att bli förkastat om dessa krav inte är uppfyllda)
• vara noggrann och ange allt som kan vara av vikt för bedömningen av anbudet (när anbudet är inlämnat får kompletteringar och ändringar endast göras om det rör om uppenbara felräkningar/felskrivningar)
• lämna uppgift om anbudsgivarens/företagets fullständiga adress, telefon- och faxnummer, e-postadress, organisationsnummer och namn på den som kan lämna upplysningar om anbudet
• behörig person/firmatecknare undertecknar/lämnar anbudet
• se till att anbudet kommer kommunen tillhanda i rätt tid (anbud som inte är kommunen tillhanda på den dag som anges i upphandlingsdokumentet måste förkastas)

Goda råd och tips

Via länken nedan hittar du lite tips och råd inför att lämna anbud.
Goda råd

Vad händer sedan med anbudet?

När kommunen har fått ditt anbud sker följande:

• anbudet öppnas
• anbudet kontrolleras så att alla begärda uppgifter och dokument finns med, skall-kraven är uppfyllda och inget behöver förtydligas
• anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier som angivits i upphandlingsdokumentet
• tilldelningsbeslut fattas
• tilldelningsbesked tillsammans med beslutsmotivering skickas ut till samtliga som lämnat anbud genom e-post
• avtalsspärr om 10 dagar löper innan avtal kan skrivas
• avtal skrivs och undertecknas

Om du inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut

Från det att tilldelningsbesked lämnats skall det gå 10 dagar innan avtal får tecknas, så kallad avtalsspärr.
Under den här tiden har den anbudsgivare som anser att upphandlingen handlagts på ett felaktigt sätt (formella fel) möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos Förvaltningsrätten i Falun.

Om du som anbudsgivare inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut där avtal redan är tecknat med annan anbudsgivare, kan du väcka talan (klaga) vid allmän domstol (tingsrätt).

Sekretess

Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen. Uppgift om hur många och vem som begärt förfrågnings­underlaget­/lämnat anbud får till exempel inte lämnas ut.

När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar som rör upphandlingen blir, enligt huvudregeln, offentliga. Sekretessen kan dock fortsätta att gälla i vissa fall, till exempel till förmån för det allmänna eller enskild, se Sekretesslagen 6 och 8 Kap.

Om någon begär att få ut handlingar som rör en upphandling, ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.

Vill du veta mer?

Om du vill veta mer om upphandlingar och hur du lämnar anbud, kan du kontakta, Upphandlingsmyndigheten, Konkurrensverket, Kommers och Visma. Du kan naturligtvis också kontakta Inköpskontoret Sandvikens Kommun, via mail inkopskontoret@sandviken.se och per telefon 026-24 00 00.