Att arrangera - guide för dig som arrangör
Sandviken - Mycket på gång. Varje dag året runt!
Evenemangsstaden Sandviken
I Sandviken med över 39 000 invånare finns rika möjligheter att anordna både stora och små evenemang. Här finns läget, kommunikationerna, kompetensen, publiken, de fantastiska miljöerna och arenorna.
Sandviken har en lång tradition av evenemang inom både sport och kultur. Här anordnas till exempel många festivaler, konserter, mässor och mängder av stora och små evenemang både inomhus och utomhus.
För att underlätta för dig som arrangör har Sandvikens kommun samlat information som kan vara nyttig en arrangörsguide. Här finner du länkar till information och kontaktpersoner för tillstånd inom de flesta områden som är viktiga. Du får också tips på scener och lokaler och mer som kan vara bra att tänka på för ett lyckat evenemang.
Guider för planering och genomförande
Här har vi samlat länkar till använbar information för dig som söker tips och inspiration för planering och genomförande av ett arrangemang.
Tänk på att även om en guide eller handbok har en särskild målgrupp kan det finnas många bra tips som gäller för alla slags evenemang.
Säkerhetsguide för evenemang
För att stödja dig som arrangör att minimera risken för olyckor har Myndigheten för samhällskydd och beredskap gett ut en säkerhetsguide som du kan ladda ner eller beställa.
Säkerhetsguide för evenemang - MSB.se
Idrott
Riksidrottsförbundet har samlat ett antal verktyg som stöd i planering av idrottsevenemang..
Stöd för idrottsevenemang
Kultur
Musikarrangörer i Samverkan (MAIS) har gjort en handbok som innehåller det mesta du behöver för att samordna ett musikarrangemang - konserter, klubbar, festivaler etc.
Arrangörshandboken.se
Tillgänglighet
Myndigheten för delaktighet har tagit fram en checklista för dig som vill arrangera tillgängliga möten och konferenser.
Tillgängliga konferenser - MFD.se
Utopia är en ideell förening som tagit fram en handbok om att skapa kulturarrangemang tillgängliga för alla.
Utopia - såhär funkar det
Tillstånd och praktiska frågor vid arrangemang
Här hittar du information om vart du kan vända dig för att söka tillstånd för ditt evenemang och få svar på olika praktiska frågor. Tänk på att vissa tillstånd tar längre tid att handlägga. Det kan därför vara bra att ta kontakt i god tid före evenemanget för information om handläggningstid.
Tillstånd för plats, offentlig tillställning, demonstrationer och fyrverkerier
Polismyndigheten utfärdar tillstånd till allmänna sammankomster, offentliga tillställningar, upplåtelse av offentlig plats, demonstrationer och fyrverkerier.
Mat, dryck, sanitet och buller
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning utfärdar tillstånd för arrangemang där mat och dryck tillagas och/eller serveras. Ta även kontakt med Samhällsbyggnadsförvaltningen om ditt arrangemang kan medföra höga bullernivåer eller ifall det finns behov av sanitära anordningar. Även evenemang där djur förevisas kan i vissa fall krävas tillstånd.
Tänk på att ansökningar och anmälningar måste komma in till Samhällsbyggnadsförvaltningen i god tid före evenemanget, i regel minst sex veckor.
Miljö, hälsa och livsmedel
Alkoholservering
Det krävs tillstånd enligt alkohollagen för att servera alkohol till allmänheten, i föreningar, i företag eller i andra slutna sällskap. Med servering menas att alkoholdrycker säljs för förtäring på stället.
Tillståndsenheten på Individ- och familjeomsorgsförvaltningen besvarar frågor om serveringstillstånd.
Information om serveringstillstånd
Lotterier
Det krävs tillstånd för att ordna lotterier. Ett lotteri är ett spel där det är slumpen som avgör om man vinner eller inte. Exempel är traditionella papperslotter, digitala lotter, bingospel, roulett- och tärningsspel, kortspel, kedjebrevsspel samt vadhållning på sportevenemang och hästar.
En privatperson eller ett företag får i princip aldrig anordna ett lotteri, då det för tillstånd krävs att det är fråga om en svensk juridisk person, som är en ideell förening och som enligt sina stadgar har till huvudsakligt syfte att främja ett allmännyttigt ändamål inom landet.
- Lotterier - information från Spelinspektionen
- Bingo och lotteri - Länsstyrelsen Gävleborg
- Lotteritillstånd – Kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen
Bygglov
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning utfärdar tillstånd när delar av evenemanget är byggnadslovspliktigt. Ta kontakt för att höra om arrangemanget kräver bygglov.
Bygglov och anmälan av byggåtgärder
Avfallshantering
Frågor om avfallshantering kan ställas till Gästrike Återvinnare.
Gästrike Återvinnare
Elanslutning och tillfällig anslutning
Bokningscentralen sköter bokning av plats och el, utom vissa undantag. Bokningscentralen
- Gågator och Jerntorget sköts av Tekniska kontoret.
- Högbo sköts av Högbo Bruk AB
.
- Övriga platser beställs av Sandviken Energi Elnät AB. Tillfällig anslutning är exempelvis anslutning i samband med idrottsevenemang, partytält, julgranar och festivalområden. Tillfällig anslutning - Sandviken Energi AB
Torghandel
Ta kontakt med Tekniska kontoret för frågor som rör torghandel. Torghandel
Allmänna kommunikationer och trafik
Vid större arrangemang är det lämpligt att undersöka möjligheter att förstärka vissa bussturer i anslutning till arrangemangets inledning och slut.
Kontakta i första hand Samhällsbyggnadsförvaltningen för hjälp och råd gällande trafik.
Ta även kontakt med X-trafik vid exempelvis demonstrationer, festivaler, konserter och annan verksamhet som inverkar på busstrafiken.
Tävlingar
Länsstyrelsen ger tillstånd till tävling med fordon på väg, till kampsportsmatcher, till bingospel och i vissa fall till lotterier.
Länsstyrelsen - Spel och sport
Brandskydd
För allmänna tillställningar både utomhus och inomhus är brandskyddet av största vikt. Kontrollera lokalens brandskydd, utrymningsvägar, samt det maximala antal personer som får vistas i lokalerna. I vissa fall måste du kontakta Räddningtjänsten i förväg.
Se även: Säkerhetsguide för evenemang - MSB.se
Om ni ska övernatta i en lokal ska detta anmälas till Gästrike Räddningstjänst.
Framförande av musik - upphovsrätt
Vid offentligt framförande av musik kan det krävas tillstånd av Sveriges Tonsättares Internationella Musikbyrå, STIM. Telefon 08-783 88 00, info@stim.se, www.stim.se
Arenor, lokaler och övriga anläggningar
Idrottsbokning
Genom idrottsbokningen i Sandvikens kommun kan ni boka kommunala lokaler, hallar och planer. Kontakta även idrottsbokningen om ni planerar träningsläger med övernattning i skollokaler eller hallar.
Lokaler uthyres till föreningar, företag och privatpersoner i slutna sällskap som godkännes av kommunen. Lokaler hyrs inte ut till organisationer eller privatpersoner som uttalat motverkar demokratiska värden.
Uthyrning sker endast till myndig person. Idrottsbokningens telefontider är vardagar mellan kl.8.00-12.00 - 13.00-16.00. Dag före röd dag stänger vi kl.12.00. E-post: idrottsbokning@sandviken.se
Här kan du söka och skicka in bokningsförfrågan direkt i vårt bokningssystem:
Högbo Bruk
Friluftsområde, vandringsleder och spårcentral med konstgjorda skidspår. Skidskytteanläggning. Golfbana 36 hål.
Hotell och vandrarhem
Högbo Bruk
Skyttebanor
Sandvikens Skyttegille
Anläggning för både luftgevär och skarpskjutning.
Hemsida: www.sandvikensskyttegille.se
Sandvikens Pistolskytteklubb
Pistolskytteanläggning, Stigen
Hemsida: www.sandvikenspsk.se
Sandvikens Jaktskytteklubb
Hemsida: www.sandvikensjaktskytteklubb.se
Motorsportarenor
AMF Årsunda
Motorstadion: Enduro, motionscross, ungdomscross, folkrace, rally och minibilar.
Hemsida: www.amfarsunda.com
Gestrike Racing Team
Motorstadion, Kyrkberget Storvik
Faceobook för Gästrike Racing Team
Järbo Motorklubb
Backanläggning i Kungsberget
Hemsida: www.jarbomk.se
Scener och bibliotek
Bibliotek
Flera bibliotek erbjuder möjligheter för utställningar och programverksamhet.
Sandvikens folkbibliotek
Parkbadet, Äventyrsbad
Tel: 026-24 15 60
Parkbadet
Scenvagnen
Finns hos Gävle kommun,
Tel: 026-179708
Scen, utanför Kulturcentrums entré
Plats för uppträdanden utomhus mellan Kulturcentrums entré och Jansasparken.
Bokas och frågor bokningscentralen
Scen, bärbar
25 scendelar á 2x1 m , tot 50 m² , höjd 90 cm.
Bokas på bokningscentralen
Stadsparken
Stort parkområde i centrala Sandviken.
Utomhusscén. Cirkusplats.
Bokas och frågor på bokningscentralen
Valhalla
Kulturhus som sköts av PRO
Teater, dans och övriga arrangemang.
Bokas hos PRO, 026-27 07 09, Fax: 026-25 36 44
E-post: pro.sandviken@telia.com
Alberts Hall, Drömfabriken
Kulturhus som drivs av kooperativet Drömfabriken Ek.För.
Tel. 026-25 04 94
www.dromfabriken.se
Lyran
Bro Manskörs Kulturhus i Storvik
Evenemangsalar, 1 st där 345 sittande ryms och en mindre.
Adress: Gruvgatan 4, 812 30 Storvik
www.bromanskor.se
IOGT/NTO Nya bruket
Evenemanghall, mindre
Nya Bruket, centrala Sandviken
Hemsida: www.iogt-gavleborg.se
Sandvikens Folkets Hus Konferens & Nöje
Sandvikens Folkets Hus är en stor konferens- och kulturanläggning i Sandvikens tätort.
Hemsida: www.sandviken.fh.se
Folkets Hus i Järbo
Evenemangshall
Hemsida: Järbo Folkets hus
Hotell- och konferensmöjligheter
Söker du konferens och övernattningsmöjligheter i Sandvikens kommun finns dessa samlade under visitsandviken.se
Ansök om evenemangsstöd
Planerar du ett arrangemang i Sandvikens kommun kan du söka stöd från Föreningsenheten, turismenheten och Informationskontoret för att skapa bästa möjliga arrangemang.
Använd vår e-tjänst för att söka evenemangsstöd. Du kommer sedan att bli kontaktad för fortsatt dialog.
Checklista för arrangörer
Vi har sammanställt några punkter nedan som kan vara bra att gå igenom vid planering av ett evenemang.
Inför evenemanget
- Vilken målgrupp vänder vi oss till
- Personal/organisationsplan/ansvarsfördelning
- Tidsplan
- Budget - utgifter, värsta och bästa scenariot
- Biljettförsäljning
- Marknadsföring — press
- Sponsorer
- Plats - Hur stor yta behövs?
- Tid för uppbyggnad
- El, vatten, avlopp
- Staket, kravall, inhägnad
- Parkering
- Toaletter
- Scen/tält/stolar/bänkar
- Teknik — ljud/ljus, tekniker, backline m.m
- Gör en riskanalys
- Karta/ritning av plats med scen, tält, in/utgångar
- Brandskydd
- Säkerhet. Kräver evenemanget vakter?
- Försäkringar
- Behövs fler tillstånd?
- Eventuella artistkontakt, kontraktsskrivning
- Logi
Efter evenemanget
- Städning/återställande
- Besiktning
- Utvärdering
- Dokumentation
- Ekonomi/redovisning
Marknadsföring av evenemanget
Evenemangskalender
Du som är arrangör kan skicka in tips om ditt evenemang till evenemangskalendern på visitsandviken.se. Information om evenemanget visas då även i samverkande evenemangskalendrar i länet.
Skicka in tips till evenemangskalendern
Informationstavla vid E16
Vid E16 öster och väster om Sandviken finns en informationstavla som ägs av Sandvikens Kommun.
Skicka in tips om information till Informationstavla E16
Lokalpress
Du kan också annonsera i lokaltidningarna
Övrigt
Tänk på att använda egna kontakter och de kanaler som du har tillgång till, exempelvis sociala medier


