Att arrangera - guide för dig som arrangör

Här har vi samlat länkar till använbar information för dig som söker tips och inspiration för planering och genomförande av ett arrangemang.

Tänk på att även om en guide eller handbok har en särskild målgrupp kan det finnas många bra tips som gäller för alla slags evenemang.

Säkerhetsguide för evenemang

För att stödja dig som arrangör att minimera risken för olyckor har Myndigheten för samhällskydd och beredskap gett ut en säkerhetsguide som du kan ladda ner eller beställa.
Säkerhetsguide - MSB.se

Idrott

Riksidrottsförbundet har skapat en evenemangsguide som stöd i planering av idrottsevenemang - från förstudiearbete till utvärdering.
Centrum för idrottsevenemang

Kultur

Musikarrangörer i Samverkan (MAIS) har gjort en handbok som innehåller det mesta du behöver för att samordna ett musikarrangemang - konserter, klubbar, festivaler etc.
Arrangörshandboken.se

Tillgänglighet

Myndigheten för delaktighet har tagit fram en checklista för dig som vill arrangera tillgängliga möten och konferenser.
Tillgängliga konferenser - MFD.se

Utopia är en ideell förening som tagit fram en handbok om att skapa kulturarrangemang tillgängliga för alla.
Utopia - såhär funkar det 

Tillstånd och praktiska frågor vid arrangemang

Här hittar du information om vart du kan vända dig för att söka tillstånd för ditt evenemang och få svar på olika praktiska frågor. Tänk på att vissa tillstånd tar längre tid att handlägga. Det kan därför vara bra att ta kontakt i god tid före evenemanget för information om handläggningstid.

Tillstånd för plats, offentlig tillställning, demonstrationer och fyrverkerier

Polismyndigheten utfärdar tillstånd till allmänna sammankomster, offentliga tillställningar, upplåtelse av offentlig plats, demonstrationer och fyrverkerier.

• Kontakt Polismyndigheten - Sandviken
• Information om tillstånd för offentlig plats - polisen.se

Mat, dryck, sanitet och buller

Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning utfärdar tillstånd för arrangemang där mat och dryck tillagas och/eller serveras. Ta även kontakt med Samhällsbyggnadsförvaltningen om ditt arrangemang kan medföra höga bullernivåer eller ifall det finns behov av sanitära anordningar. Även evenemang där djur förevisas kan i vissa fall krävas tillstånd.

Tänk på att ansökningar och anmälningar måste komma in till Samhällsbyggnadsförvaltningen i god tid före evenemanget, i regel minst sex veckor.
Miljö, hälsa och livsmedel 

Alkoholservering

Det krävs tillstånd enligt alkohollagen för att servera alkohol till allmänheten, i föreningar, i företag eller i andra slutna sällskap. Med servering menas att alkoholdrycker säljs för förtäring på stället.   

Tillståndsenheten på Individ- och familjeomsorgsförvaltningen besvarar frågor om serveringstillstånd.
Information om serveringstillstånd

Lotterier

Det krävs tillstånd för att ordna lotterier. Ett lotteri är ett spel där det är slumpen som avgör om man vinner eller inte. Exempel är traditionella papperslotter, digitala lotter, bingospel, roulett- och tärningsspel, kortspel, kedjebrevsspel samt vadhållning på sportevenemang och hästar.

En privatperson eller ett företag får i princip aldrig anordna ett lotteri, då det för tillstånd krävs att det är fråga om en svensk juridisk person, som är en ideell förening och som enligt sina stadgar har till huvudsakligt syfte att främja ett allmännyttigt ändamål inom landet.

• Lotterier - information från Spelinspektionen
• Bingo och lotteri - Länsstyrelsen Gävleborg
• Lotteritillstånd – Kontakta Kultur- och fritidsförvaltningen

Bygglov

Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning utfärdar tillstånd när delar av evenemanget är byggnadslovspliktigt. Ta kontakt för att höra om arrangemanget kräver bygglov.
Bygglov och anmälan av byggåtgärder

Avfallshantering

Frågor om avfallshantering kan ställas till Gästrike Återvinnare.
Gästrike Återvinnare

Elanslutning och tillfällig anslutning

Bokningscentralen sköter bokning av plats och el, utom vissa undantag. Bokningscentralen

• Gågator och Jerntorget sköts av Tekniska kontoret.
• Högbo sköts av Högbo Bruk AB.
• Övriga platser beställs av Sandviken Energi Elnät AB. Tillfällig anslutning är exempelvis anslutning i samband med idrottsevenemang, partytält, julgranar och festivalområden. Tillfällig anslutning - Sandviken Energi AB

Torghandel

Ta kontakt med Tekniska kontoret för frågor som rör torghandel. Torghandel

Allmänna kommunikationer och trafik

Vid större arrangemang är det lämpligt att undersöka möjligheter att förstärka vissa bussturer i anslutning till arrangemangets inledning och slut.

Kontakta i första hand Samhällsbyggnadsförvaltningen för hjälp och råd gällande trafik.

Ta även kontakt med X-trafik vid exempelvis demonstrationer, festivaler, konserter och annan verksamhet som inverkar på busstrafiken.

• Samhällsbyggnadsförvaltningen
• X-trafik

Tävlingar

Länsstyrelsen ger tillstånd till tävling med fordon på väg, till kampsportsmatcher, till bingospel och i vissa fall till lotterier.
Länsstyrelsen - Spel och sport

Brandskydd

För allmänna tillställningar både utomhus och inomhus är brandskyddet av största vikt. Kontrollera lokalens brandskydd, utrymningsvägar, samt det maximala antal personer som får vistas i lokalerna. I vissa fall måste du kontakta Räddningtjänsten i förväg.

Om ni ska övernatta i en lokal ska detta anmälas till Gästrike Räddningstjänst.

• Brandskydd evenemang - Gästrike Räddningstjänst
• Anmäl tillfällig övernattning - Gästrike Räddningtjänst
• Kontaktuppgiter - Gästrike Räddningstjänst

Framförande av musik - upphovsrätt

Vid offentligt framförande av musik kan det krävas tillstånd av Sveriges Tonsättares Internationella Musikbyrå, STIM. Telefon 08-783 88 00, info@stim.se, www.stim.se

Arenor, lokaler och övriga anläggningar

Hotell- och konferensmöjligheter

Söker du konferens och övernattningsmöjligheter i Sandvikens kommun finns dessa samlade under visitsandviken.se

• Boende (hotell, vandrarhem m.m.)
• Mötes- och konferensanläggningar

Ansök om evenemangsstöd

Checklista för arrangörer

Vi har sammanställt några punkter nedan som kan vara bra att gå igenom vid planering av ett evenemang.

Inför evenemanget

• Vilken målgrupp vänder vi oss till
• Personal/organisationsplan/ansvarsfördelning
• Tidsplan
• Budget - utgifter, värsta och bästa scenariot
• Biljettförsäljning
• Marknadsföring — press
• Sponsorer
• Plats - Hur stor yta behövs?
• Tid för uppbyggnad
• El, vatten, avlopp
• Staket, kravall, inhägnad
• Parkering
• Toaletter
• Scen/tält/stolar/bänkar
• Teknik — ljud/ljus, tekniker, backline m.m
• Gör en riskanalys
• Karta/ritning av plats med scen, tält, in/utgångar
• Brandskydd
• Säkerhet. Kräver evenemanget vakter?
• Försäkringar
• Behövs fler tillstånd?
• Eventuella artistkontakt, kontraktsskrivning
• Logi

Efter evenemanget

• Städning/återställande
• Besiktning
• Utvärdering
• Dokumentation
• Ekonomi/redovisning

Marknadsföring av evenemanget

Evenemangskalender

Du som är arrangör kan skicka in tips om ditt evenemang till evenemangskalendern på visitsandviken.se. Information om evenemanget visas då även i samverkande evenemangskalendrar i länet.
Skicka in tips till evenemangskalendern

Informationstavla vid E16

Vid E16 öster och väster om Sandviken finns en informationstavla som ägs av Sandvikens Kommun.
Skicka in tips om information till Informationstavla E16

Lokalpress

Du kan också annonsera i lokaltidningarna

• Annonsera i Din Lokaltidning
• Annonsera i Arbetarbladet
• Annonsera i Gefle Dagblad

Övrigt

Tänk på att använda egna kontakter och de kanaler som du har tillgång till, exempelvis sociala medier