Translate

Telefon
Medborgarservice: 026-24 00 00

Besöksadress
Stadshuset: Odengatan 37, Sandviken

Postadress
Sandvikens Kommun, 811 80 SANDVIKEN

E-post
medborgarservice@sandviken.se

Öppettider
Vardagar 08.00-17.00

Revisionsrapport rörande Över­för­myndar­­nämnden

Ny revisionsrapport från kommunrevisionen om granskning av Överförmyndar­nämnden västra Gästrikland.

Revisionens rapport

Från och med 1 januari 2015 samverkar Sandviken, Hofors och Ockelbo kommuner i en gemensam nämnd avseende överförmyndarverksamhet, Överförmyndarnämnden västra Gästrikland. Sandvikens kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och är även arbetsgivare för all personal i förvaltningen. Överförmyndarverksamhet är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning, som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Vidare är överförmyndarverksamheten en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället, vilket innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll.

Se kommunens svar på revisionsrapporten.

Fokus på samverkan, tillgänglighet och service

Utifrån de risker som identifierats samt efter en träff mellan de förtroendevalda revisorerna i de samverkande kommunerna då risker diskuterades beslutades att genomföra en granskning avseende verksamheten inom Överförmyndarnämnden västra Gästrikland. Granskningen har fokuserat på samverkan, tillgänglighet och service samt uppföljning och kontroll. PwC fick i uppdrag att genomföra granskningen.

Utifrån granskningen är den sammanfattade revisionella bedömningen att överförmyndar­nämnden västra Gästrikland delvis har säkerställt att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt men att nämnden inte har utarbetat tillräckliga system och rutiner för intern kontroll. Det sker till exempel inga systematiska kontroller utöver kontrollen av årsavräkningar och en internkontrollplan har inte upprättats.

  • Det pågår ett arbete med framtagande av mål för 2017. Nämnden bör säkerställa att målarbetet och måldokumentet färdigställs samt att verksamheten utvecklas så att bland annat respektive kommun bibehåller en lokal anknytning och tillgänglighet.
  • Det pågår aktiviteter för att öka servicen och tillgängligheten i form av informationsträffar och det är möjligt att boka ett möte i respektive kommun. Informationen om möjligheten att boka möten bör dock tydliggöras, förslagsvis på respektive kommuns hemsida.
  • Vi rekommenderar att överförmyndarverksamheten utarbetar ett årshjul för att förtydliga processer och arbetssätt för att säkerställa att verksamhetens rutiner är uppdaterade och efterlevs. Detta bidrar till att stärka den interna kontrollen för verksamheten.
  • I enlighet med Kommunallagen § 18 samt nämndens reglemente § 13 ska nämnden bestämma dag och tid för nämndens sammanträden. Vi rekommenderar därför att överförmyndarnämnden övergår från behovsstyrda nämndsmöten till bokade och planerade nämndsmöten över tid. Vi rekommenderar vidare att nämnden skall ha möjlighet att få tillgång till ärendebilagorna innan nämndsmötet för att säkerställa en rättssäker bedömning.
  • Nämnden behöver säkerställa att det finns dokumenterade rutiner kring när extra kontrollgranskningar skall göras samt vad dessa skall omfatta. Dessa extra kontrollgranskningar bör dokumenteras i en intern kontrollplan för nämnden.
  • Vi rekommenderar nämnden att se över i vilken utsträckning kontroller av gode man och förvaltare bör göras för att säkerställa lämpligheten hos gode mannen/förvaltaren och ha en god intern kontroll, förslagsvis vid nya åtaganden eller slumpmässiga kontroller under året.

Läs hela rapporten

Revisionsrapport Överförmyndarnämnden västra GästriklandPDF (pdf, 425 kB)

Kommunens svar på revisionsrapporten

Överförmyndarenheten har tagit del av den revisionsrapport som PwC gjort på uppdrag av kommunrevisionen rörande överförmyndarnämnden i västra Gästrikland. Utifrån granskningen är revisionens bedömning att överförmyndarnämnden västra Gästrikland delvis har säkerställt att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt men att nämnden inte har utarbetat tillräckliga system och rutiner för intern kontroll. Det sker till exempel inga systematiska kontroller utöver kontrollen av årsavräkningar och en internkontrollplan har inte upprättats.

Överförmyndarenheten uppfattar att det finns en missuppfattning i den del som handlar om extra kontroller. Till skillnad från många andra kommuner genomför västra Gästrik­lands överförmyndarnämnd granskning på samtliga ärenden. Många andra kommuner genomför stickprovskontroller vid granskning av årsräkningar. Överförmyndarnämnden genomför alltså redan idag en granskning av ärendena som kan anses ligga på en hög ambitionsnivå vilket även Länsstyrelsens granskning av nämnden visar. Länsstyrelsen i Dalarna är den myndighet som gör årliga kontroller av nämnden. Vidare finns en felaktighet i anmärkningarna från stickprovkontrollerna. I rapporten står att det saknas skriftligt åtagande från utsedd god man. Åtagandet från god man finns med i den ansökan som skickas till Tingsrätten. I det föreläggande som kommer från Tingsrätten framgår åtagandet. Kopia på detta finns i akten.

Rörande kritiken kring bristande internkontroll stämmer det att nämnden inte haft egna kontrollpunkter. Nämndens förvaltning består av endast fyra tjänstemän och dessa tillhör förvaltningsorganisatoriskt kommunledningskontoret och därför har internkontrollen för enheten ingått i kommunstyrelsens interkontroll. Detta kommer att rättas till inför 2017. Det samma gäller arbetet med att ta fram mål och framtagandet av årshjul. Vid framtagandet av mål, aktiviteter och årshjul kommer även rutiner kring hur granskning av slumpmässiga kontroller hos kronofogden och belastningsregistret hanteras.

Ann-Sofie Hedenström
Chef för kommunledningskontoret

Sidan uppdaterad: 2016-12-07 07.00
Rapportera fel på sidan: webbredaktionen@sandviken.se