Tre nya rapporter från kommunrevisionen

Kommunrevisionen har gjort tre nya granskningar. Det gäller intern kontroll i löneprocessen, Individ- och familjeomsorgsnämndens styrning, ledning och uppföljning samt en uppföljning av tidigare granskning av upphandlingsprocessen.

Revisorerna är kommunfullmäktiges instrument för att utöva den demokratiska kontrollen över kommunens verksamhet.

Kommunrevisionens uppgift är att utvärdera, effektivisera och kontrollera den kommunala verksamheten. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig.

Revisionsrapport om granskning av intern kontroll i löneprocessen

Kostnader för löner och andra personalrelaterade kostnader är en betydande del av en kommuns totala kostnader. Att lönehanteringen är korrekt och att det finns en tillräcklig intern kontroll i löneutbetalningsprocessen är därför väsentligt. Revisorerna har utifrån sin riskbedömning valt att genomföra en granskning av området utifrån perspektivet tillräcklig intern kontroll. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder.

Utifrån genomförd granskning är den samlade revisionella bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en tillfredsställande och ändamålsenlig lönehantering och löneutbetalningsprocess med tillräcklig intern kontroll.

I rapporten påtalas en antal brister i kommunens löneprocess. Det saknas exempelvis väsentliga nyckelkontroller inom vissa områden, framförallt vad gäller kontroller för åtkomststyrning och ändringar i fasta data samt kontroller vid avvikelserapportering och chefskontroll innan utbetalning av lön. Genomförd granskning har inte heller kunnat visa att kommunstyrelsen tillsett en dokumenterad riskanalys av löneprocessen. Utifrån riskanalysens resultat bör kontrollaktiviteter inom processen fastställas och kommuniceras i organisationen med tydlighet för hur kontrollaktiviteter ska utföras, när och av vem samt med dokumentationskrav för uppföljning och utvärdering.

I rapporten lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen:

• Tillse att en riskanalys för löneprocessen genomförs och dokumenteras.
• Utifrån riskanalysens resultat bör kontrollaktiviteter inom processen fastställas och kommuniceras i organisationen med tydlighet för hur kontrollaktiviteter ska utföras, när och av vem samt med dokumentationskrav för uppföljning och utvärdering

För att ta del av hela rapporten i sin helhet med iakttagelser och bedömningar kan du kontakta kommunens diarium via e-post: kommun@sandviken.se.

Revisionsrapport om uppföljning av tidigare granskning av upphandlingsprocessen

Revisorerna har tidigare genomfört en fördjupad granskning avseende upphandlingsprocessen. Genom att regelbundet följa upp genomförda granskningar ges svar på om åtgärder med anledning av revisorernas kritik och rekommendationer har tagits i beaktande. Uppföljningen utgör även underlag för att bedöma om det finns anledning till förnyad granskning, och blir därmed en grund för riskanalysen inför kommande års revisionsplanering.

Revisorerna har inom ramen för sin risk- och väsentlighetsanalys och riskbedömning inför revisionsåret 2020 identifierat kommunens arbete med upphandling som ett riskområde. Med bakgrund i detta har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljning av en tidigare granskning avseende upphandlingsprocessen.

Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt att de brister som identifieras har åtgärdats. Granskningen påvisar att det inletts ett arbete med uppdatering av styrande dokument i form av inköpspolicy, riktlinjer för inköp samt handboken, men att det återstår ett antal brister bland annat avseende beställarrätter och systematisk uppföljning.

I rapporten lämnas följande rekommendationer till kommunstyrelsen.

• Säkerställ att planerade och pågående aktiviteter färdigställs för att korrigera de brister som kvarstår.
• Säkerställ att det sker en systematisk uppföljning och att åtgärder vidtas utifrån noteringar i uppföljningen.

För att ta del av hela rapporten i sin helhet med iakttagelser och bedömningar kan du kontakta kommunens diarium via e-post: kommun@sandviken.se.

Revisionsrapport om granskning av Individ- och familjeomsorgsnämndens styrning, ledning och uppföljning

En fungerande ledning, styrning och uppföljning är en viktig del av den samlade styrning och ledningen av kommunen. Att en och samma nämnd eller verksamhet under flera år har stora återkommande ekonomiska underskott kan tyda på att ledning, styrning och uppföljning inte fungerar, på bristande politiskt ansvarstagande eller att resursfördelningen inte sker utifrån realistiska underlag. Återkommande ekonomiska underskott riskerar att medföra att kommunen inte klarar av att bedriva en verksamhet med god ekonomisk hushållning.

Individ- och familjeomsorgsnämnden har under flera år haft svårigheter att bedriva sin verksamhet inom tilldelad budgetram. År 2019 uppgick underskottet till 27 mnkr och år 2018 var underskottet 21,6 mnkr. Kommunens revisorer har med hänsyn till det ekonomiska resultatet bedömt det som angeläget att göra en granskning av individ- och familjeomsorgsnämndens ledning, styrning och uppföljning.

Vår samlade bedömning är att individ- och familjeomsorgsnämnden inte helt säkerställt en ändamålsenlig ekonomistyrning och tillräcklig intern kontroll för den verksamhet den ansvarar för.

Av revisionsrapporten framgår ett antal brister som noterats inom ramen för granskningen. Bland annat visar granskningen på ett behov av att utveckla principer som gäller för nämndens budgetfördelning. Granskningen visar även på en bristande harmonisering mellan verksamhetens olika uppdrag och resurser. Tidigt under året står det klart att budgeten för året inte kommer att hålla för vissa specifika områden vilket är en återkommande problematik år efter år. Vår bedömning är att de åtgärder som vidtas för att få en önskvärd styrning utifrån de ekonomiska ramar som finns är inte tillräcklig för att nå en ekonomi i balans.

I rapporten lämnades följande rekommendationer till individ- och familjeomsorgsnämnden.

• Förbättra ekonomistyrningen genom att se över och dokumentera en fördelningsmodell för verksamheten. Fördelningen bör ha sin utgångspunkt i de av fullmäktige uppsatta målen, politiska beslut, lagstiftning, strukturella förändringar som påverkar verksamheten exempelvis befolkningsutvecklingen.
• Fortsätt åtgärdsarbetet för att säkerställa att verksamheten kan bedrivas inom de av fullmäktige tilldelade ramarna.
• Fortsätt utvecklingen av ekonomirapporteringen så att nämnden har den kunskap och de prognoser som krävs för att vidta adekvata åtgärder.

För att ta del av hela rapporten i sin helhet med iakttagelser och bedömningar kan du kontakta kommunens diarium via e-post: kommun@sandviken.se.