Att lämna anbud

Sandvikens Kommuns upphandlingsverksamhet regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU och Lag om koncessionsupphandling, LUK. Lagarna omöjliggör så kallad prenumeration på kommunens upphandlingsdokument, därför måste du som leverantör själv hålla dig informerad om pågående upphandlingar.

Kommunens upphandlingar publiceras:

  • på kommunens hemsida där länk finns till den nationella databasen Kommers Annons
  • i EU:s annonsorgan för offentlig upphandling Official Journal/TED (Tenders Electronic Daily) då värdet överstiger aktuellt tröskelvärde

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag) kan hämtas via:

  • annonsen på vår hemsida
  • bevakningstjänst hos Kommers Annons och Mercell Opic AB

Vid problem med Kommers Annons

Vardagar 8-17 kan du kontakta Kommers Annons på tel 08-61 23 45. Du kan även maila in din fråga. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

I upphandlingsdokumentet finns bland annat upplysning om:

  • vad som ska upphandlas
  • avtalstid/leveranstid
  • hur anbudet ska lämnas, elektroniskt eller genom post
  • när anbudet senast ska vara kommunen tillhanda
  • hur länge anbudet ska vara giltigt/bindande för anbudsgivaren

Vad ska jag som anbudsgivare tänka på?

Som anbudsgivare är det mycket du ska tänka på då du ska lämna anbud. Använd listan nedan för att säkerställa att du får med all information i ditt anbud.

Du ska:

  1. Börja i tid.
    I underlagen begär vi ofta in certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att läsa igenom vad som krävs i god tid innan sista anbudsdag.

  2. Ställ frågor och förtydligande
    I upphandlingssystemet finns en frågor och svarsfunktion. Det går också att ringa, vi lägger ut din fråga anonymt med svar i systemet så att alla som hämtat underlaget får tillgång till informationen.

  3. Svara även på självklara frågor
    Även om vi känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnat i anbudet.

  4. Krav och villkor
    Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.

  5. Kan du inte uppfylla alla krav?
    Det är möjligt att inleda ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet. Tänk även på möjligheten att bli underleverantör.

  6. Kontrollera ditt anbud
    Det viktigaste rådet vi kan ge är att du bör kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i förfrågningsunderlaget finns med i ditt anbud. Lagen ger oss små möjligheter att be dig komplettera i efterhand.

  7. Kontrollera datum
    Det är viktigt att du lämnar in anbudet senast sista anbudsdagen. Vi prövar inte anbud som lämnats in försent.

  8. Lämna in anbudet på det sätt och i den form som efterfrågas
    I förfrågningsunderlaget står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen.

  9. Avvakta tilldelningsbeslut
    Efter att anbuden har utvärderats kommer vi skicka ut ett tilldelningsbeslut. I beslutet kommer det framgå hur utvärderingen gått till samt vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen.

  10. Fortsatt dialog med oss
    Det är viktigt för oss att följa marknadens utveckling. Ta gärna kontakt med oss om du har frågor eller vill dela med dig av dina tankar.

Goda råd och tips

Upphandlingsmyndigheten har information och tips om hur du gör affärer med offentlig sektor.
Att göra affärer med offentlig sektor - upphandlingsmyndigheten.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vad händer sedan med anbudet?

När kommunen har fått ditt anbud sker följande:

  • anbudet öppnas
  • anbudet kontrolleras så att alla begärda uppgifter och dokument finns med, skall-kraven är uppfyllda och inget behöver förtydligas
  • anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier som angivits i upphandlingsdokumentet
  • tilldelningsbeslut fattas
  • tilldelningsbesked tillsammans med beslutsmotivering skickas ut till samtliga som lämnat anbud genom e-post
  • avtalsspärr om 10 dagar löper innan avtal kan skrivas
  • avtal skrivs och undertecknas

Om du inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut

Från det att tilldelningsbesked lämnats skall det gå 10 dagar innan avtal får tecknas, så kallad avtalsspärr.
Under den här tiden har den anbudsgivare som anser att upphandlingen handlagts på ett felaktigt sätt (formella fel) möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos Förvaltningsrätten i Falun.

Om du som anbudsgivare inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut där avtal redan är tecknat med annan anbudsgivare, kan du väcka talan (klaga) vid allmän domstol (tingsrätt).

Sekretess

Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen. Uppgift om hur många och vem som begärt förfrågnings­underlaget­/lämnat anbud får till exempel inte lämnas ut.

När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar som rör upphandlingen blir, enligt huvudregeln, offentliga. Sekretessen kan dock fortsätta att gälla i vissa fall, till exempel till förmån för det allmänna eller enskild, se Sekretesslagen 6 och 8 Kap.

Om någon begär att få ut handlingar som rör en upphandling, ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.

Vill du veta mer?

Om du vill veta mer om upphandlingar och hur du lämnar anbud, kan du kontakta, Upphandlingsmyndigheten, Konkurrensverket, Kommers och Mercell Opic AB. Du kan naturligtvis också kontakta Inköpskontoret Sandvikens Kommun via inkopskontoret@sandviken.se eller 026-24 00 00.