Upphandlingar och inköp
Inköpsenheten utför upphandlingar åt Sandvikens-, Hofors- och Ockelbo kommun och deras bolag.
Vill du vara med och konkurrera om affärerna? Hos oss kan både små och stora företag vara med och lämna anbud eftersom upphandlingarnas storlek och omfång varierar från små enstaka inköp till stora fleråriga avtal. För att vi ska kunna använda de skattepengar vi förvaltar på bästa möjliga vis behöver vi ett stort nätverk av duktiga leverantörer att samarbeta med.
Spännvidden är stor, vi upphandlar allt från kontorsmaterial, konsulter och livsmedel till snöröjning, fordon och fastighetstjänster.
Du och ditt företag är välkomna som blivande affärspartner till Sandvikens kommun och våra två samverkande kommuner, Ockelbo och Hofors. Ni är viktiga för oss.
Vill du ta del av våra upphandlingar
Vi använder Kommers Annons för att publicera upphandlingar. Vill du få information när en ny upphandling publiceras kan du registrera dig där för att prenumerera.
När du är på Kommers-sidan visar den Sandvikens kommuns upphandlingar. I rullisten kan du välja om du vill se upphandlingar från Ockelbo kommun, Hofors kommun eller något av de kommunala bolagen.
Ta del av våra direktupphandlingar
Du kan också lämna en intresseanmälan för att ta del av Sandvikens kommuns och Ockelbo kommuns direktupphandlingar.
Planerade upphandlingar
Är du intresserad av planerade upphandlingar för kommande åren så har vi en sammanställning som uppdateras årligen. Planerade upphandlingar
Kontakta Inköpsenheten
Inköpsenheten bemannas vardagar kl 08.00—17.00. Personalstyrkan består av en inköpschef, 4 upphandlare och en e-handelsansvarig.
Kontakta oss gärna på inkopskontoret@sandviken.se eller ring 026‑24 00 00 där Medborgarservice tar emot ditt samtal och hjälper dig vidare.
Träffa en upphandlare
Vi träffar gärna dig och ditt företag för att berätta mer om hur vi jobbar med kommunens inköp, hur en upphandling går till och hur du gör för att delta i våra upphandlingar. Välkommen att boka möte med en upphandlare.
Om inköpsenheten och vårt uppdrag
Inköpsenheten är en del av Ekonomi- och inköpskontoret som ingår i kommunens kommunstyrelseförvaltning. Vi ansvarar för Sandvikens kommuns hela inköps- och upphandlingsprocess. Det innebär rent praktiskt att vi genomför de kommunövergripande och de flesta förvaltningars upphandlingar samt har en rådgivande funktion.
Vårt viktigaste ansvar är att vi upphandlar och förvaltar ramavtal. Med det menas avtal som flera eller alla av kommunens förvaltningar och bolag kan avropa (beställa) ifrån. Vi har inte bara ansvar för att det finns avtal, vi kontrollerar också att avtalens villkor följs av såväl leverantörer som av våra beställare.
Inköpsenheten arbetar även med att hålla avtalsområdena aktuella, så att de speglar kommunens behov så bra som möjligt.
De kommunala bolagen genomför många egna upphandlingar.
Lagar och regler
Kommunens upphandlingar regleras i första hand av Lagen om offentlig upphandling (LOU).
Offentlig upphandling finns till för att:
- främja kostnadseffektivt användande av skattemedel
- främja fri rörlighet inom EU
- undanröja ageranden som begränsar konkurrens
- underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor
- se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna, tjänsterna eller entreprenaderna till de mest förmånliga villkoren vinner
Länk till LOU och annan relevant information hittar du här nedan.
- Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Konkurrensverket Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandling Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Tröskelvärden Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
- Sandvikens kommuns riktlinjer för inköp och upphandling Pdf, 105 kB, öppnas i nytt fönster.
- Sandvikens kommuns policy för inköp Pdf, 175.8 kB, öppnas i nytt fönster.
Inköpsenhetens arbete med upphandlingar
I vårt arbete med upphandlingar har vi tagit fram en aktivitetsplan som visar hur vi jobbar från ax till limpa, det vill säga från det att ett behov uppstår och identifieras och tills dess att behovet är tillfredsställt och leverantören får betalt för varan/tjänsten.
Dynamiskt inköpssystem (DIS) och hur det fungerar
Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är en helt elektronisk metod för upphandling som är publicerad under en längre tid. DIS används som ett alternativ till traditionella ramavtal, där marknaden är låst till en eller flera leverantörer som tilldelas hela kommunens behov av varan eller tjänsten i upp till fyra år. I ett DIS kan det publiceras både små och stora inbjudningar löpande, det gör upphandlingsformen mer flexibel och beroende på uppdraget lämpligt för både stora och små leverantörer.
I anbudsinbjudan/avropet specificerar kommunen det aktuella behovet vilket gör att DIS verkar på en marknad med aktuella priser, varor och tjänster. DIS underlättar för leverantören att räkna på anbud då man inte behöver ta höjd för beredskap utan bara svarar på en konkret anbudsinbjudan. DIS är öppet för ansökan från nya leverantörer under hela giltighetstiden. Upphandlingsformen sker i två steg; 1 kvalificering och 2 anbudsinbjudan.
Steg 1
Leverantören skickar in ansökan med svar på det som efterfrågas i kvalificeringsunderlaget. Ansökan behandlas, och besked lämnas om kvalificering godkänns. Om kvalificering inte godkänns kan leverantör ansöka på nytt om man då kan visa att man uppfyller krav. Kvalificering innebär att man uppfyller grundläggande krav, och är kvalificerad som leverantör. Kvalificering innebär inte ett avtalsförhållande, utan fungerar ungefär som en leverantörspool.
Steg 2
Kommunen publicerar inbjudningar inom respektive DIS där samtliga kvalificerade leverantörer är mottagare. I anbudsinbjudan specificeras kraven för det aktuella behovet. Dessa inbjudningar är inte synliga publikt utan riktar sig bara till kvalificerade leverantörer inom respektive DIS. När annonsinbjudningar kommer ut via mail från vårt upphandlingssystem tar leverantören ställning till om man har kapacitet att svara på anbudsinbjudan. Därefter kan anbud lämnas via upphandlingssystemet. Har man frågor på underlaget, finns möjlighet att ställa frågor i systemet.
När sista anbudsdag har passerat öppnar upphandlaren anbud, och beställaren utvärderar anbuden och fastställer då vilken leverantör som har det bästa anbudet utifrån ställda kriterier. Därefter skickas tilldelningsbeslut till vinnande leverantör, som sedan får i uppdrag att utföra uppdraget. I detta skede upprättas ett avtal mellan kommunen och leverantören.
Att ansöka om kvalificering till Dynamiskt inköpssystem
Sandvikens kommun använder dynamiska inköpssystem för olika behov, i flera av dessa är även Hofors kommun och Ockelbo kommun avropsberättigade.
Kvalificeringsannonsen publiceras i upphandlingsverktyget Kommers Annons. Du hittar de olika DISen på startsidan under annonser. Skapa först ett konto kostnadsfritt.
I DIS svarar du bara på de inbjudningar som du har kapacitet för just nu, du behöver inte garantera volym som i ett ramavtal.
- Kommunen kan göra en snabb kvalificering om all efterfrågad dokumentation finns med i ansökan.
- Tänk på att referenter ska vara tillfrågade så de är redo att svara på frågor.
- Använd fråga-svar funktion i systemet – Det är viktigt att ställa frågor under upphandlingsperioden, där har du möjlighet att påverka underlaget. Namn eller övriga kontaktuppgifter syns inte publikt. Svar kommer till alla leverantörer via systemet.
- Inköpsenheten ser inte inskickade anbud förrän sista anbudsdag har passerat.
Samarbete med Skatteverket för att förebygga brottslighet
Ska du lämna anbud eller offert kan det vara bra att känna till att Sandvikens kommun med bolag samarbetar med Skatteverket för att förebygga ekonomisk brottslighet.
För oss är det naturligt att alla som anlitas är seriösa aktörer som inte använder sig av svart arbetskraft, som sköter sina redovisningar och betalning av skatter och avgifter.
Med anledning av detta använder vi oss av Skatteverkets arbetsmetod ”förebygga ekonomisk brottslighet” för kontroll av anlitade företag.
Alla som anlitas av kommunen eller ett kommunalt bolag, oavsett vem som är beställare, omfattas av samarbetet.
Det förebyggande arbetet innebär att vi begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för alla företag som är involverade i uppdraget i samband med upphandlingsarbetet, men det kan också ske löpande under avtalets gång.
Skatteverket lämnar information om:
- Godkänd F-skatt
- Momsregistrering
- Arbetsgivarregistrering
- Redovisade arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna
För att lyckas med det förebyggande arbetet är det viktigt att skattestatus kontrolleras i alla led av företag och deras underleverantörer samt underleverantörers underleverantörer osv.
Utländskt företag
Utlandsregistrerat företag, som efter utvärdering kan komma att erbjudas kontrakt och som kommer att utföra arbete i Sverige, ska före avtalets tecknande göra skatteanmälan för godkännande av F-skatt, ev moms- och arbetsgivarregistrering på blankett SKV 4632.
Vad innebär det för mig som avtalsleverantör?
Om du som anlitas av Sandvikens kommun behöver anlita ett annat företag, en underleverantör/underentreprenör, för att genomföra det avtalade uppdraget ska kommunen först godkänna det tilltänkta företaget.
Informera inköpsenheten om det tilltänkta företagets namn och organisationsnummer. Inköpsenheten når du per mail inkopskontoret@sandviken.se eller per telefon 026-24 00 00.
När vi gjort kontroll hos Skatteverket gällande de offentliga uppgifterna får du svar av kommunen om företaget godkänns eller inte.
Under avtalets gång kommer kommunen att löpande göra kontroller av de offentliga uppgifterna.
Faktureringsrutiner för dig som är leverantör till Sandvikens Kommun
Här får du som är leverantör information om vad som är viktigt att tänka på när du ska fakturera Sandviken kommun.
Fakturor till Sandvikens Kommun