Arkiv och diarium

Allmänheten har rätt att få tillgång till kommunens allmänna handlingar. Detta görs för att medborgarna ska ha möjlighet att få insyn i den kommunala verksamheten. För att göra detta möjligt behöver ärenden och de tillhörande dokumenten registreras i ett diarium. Att få tillgång till allmänna handlingar är en del av offentlighetsprincipen.
Läs mer om offentlighetsprincipen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vad är en allmän handling?

Handlingar kan komma till kommunen på olika sätt, antingen som pappersdokument eller digitalt genom exempelvis e-post. Det spelar ingen roll hur innehållet i handlingen presenteras.

För att en handling ska vara allmän måste den finnas hos kommunen och antingen ha upprättats där eller ha kommit till kommunen. En handling betraktas som förvarad när den är tillgänglig hos kommunen eller kan nås via tekniska hjälpmedel, som till exempel en dator. En handling anses upprättad när den har skickats till någon utanför kommunen eller på något annat sätt har fastställts. Handlingar anses ha kommit till kommunen när de har anlänt dit eller mottagits av en behörig person inom kommunen.

Normalt sett är en allmän handling också offentlig, vilket innebär att vem som helst får ta del av den. Det finns dock vissa handlingar som kan vara sekretessbelagda och därmed hemliga.

Vad är ett diarium?

I diariet registreras allmänna handlingar, både offentliga och sekretesskyddade. De undantag som görs gäller vissa offentliga handlingar som registreras på annat sätt eller är av mindre betydelse.

Via www.sandviken.se kan du söka direkt i diariet men vissa uppgifter har dolts. De uppgifter som dolts är:

• sekretessbelagda uppgifter
• personnummer
• namn i vissa fall

Bestämmelser om publicering av diarier på internet finns i 12 § personuppgiftsförordningen. All behandling av personuppgifter regleras av personuppgiftslagen.
Mer information om personuppgiftslagen

Hur kan diariet användas?

Genom att använda diariet kan du se vilka handlingar som finns hos Sandvikens kommun samt vilka ärenden som har påbörjats och avslutats. När du söker i diariet har du möjlighet att begränsa din sökning till ett specifikt diarium. Det gör att du kan fokusera på att hitta information inom ett särskilt område eller från en specifik tidsperiod.
Sök i diariet

Hur får man tag på handlingarna i diariet?

För att få tillgång till de handlingar som finns i diariet kan du kontakta registratorn för det specifika diariet.
Mer information om hur man tar del av handlingar i diariet

Äldre handlingar

Handlingar äldre än fem år förvaras vanligen i kommunarkivet.
Kontakta kommunarkivet för mer information.