Arkiv och diarium
På den här sidan hittar du information om vad en allmän handling är, vad ett diarium är och hur du kan använda diariet för att hitta information om ärenden och handlingar.
Alla som vill kan läsa kommunens allmänna handlingar. Det är för att du som medborgare ska kunna se vad kommunen gör. För att göra det möjligt registrerar vi alla ärenden och de dokument som tillhör ärenden i ett diarium. Att få läsa allmänna handlingar är en rättighet enligt offentlighetsprincipen.
Läs mer om offentlighetsprincipen
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Vad är en allmän handling?
Handlingar kan komma till kommunen på olika sätt, antingen som pappersdokument eller digitalt genom exempelvis e-post. Det spelar ingen roll hur innehållet i handlingen presenteras.
För att en handling ska vara allmän måste den finnas hos kommunen och antingen ha upprättats där eller ha kommit till kommunen. En handling betraktas som förvarad när den är tillgänglig hos kommunen eller kan nås via tekniska hjälpmedel, som till exempel en dator. En handling anses upprättad när den har skickats till någon utanför kommunen eller på något annat sätt har fastställts. Handlingar anses ha kommit till kommunen när de har anlänt dit eller mottagits av en behörig person inom kommunen.
Normalt sett är en allmän handling också offentlig, vilket innebär att vem som helst får ta del av den. Det finns dock vissa handlingar som kan vara sekretessbelagda och därmed hemliga.
Vad är ett diarium?
I diariet registreras allmänna handlingar, både offentliga och sekretesskyddade. De undantag som görs gäller vissa offentliga handlingar som registreras på annat sätt eller är av mindre betydelse.
Via www.sandviken.se kan du söka direkt i diariet men vissa uppgifter har dolts. De uppgifter som dolts är:
- sekretessbelagda uppgifter
- personnummer
- namn i vissa fall
All behandling av personuppgifter regleras av dataskyddsförordningen.
Mer information om dataskyddsförordningen
Hur kan diariet användas?
Du kan använda diariet för att se vilka handlingar som finns hos Sandvikens kommun och för att följa ärenden som pågår eller har avslutats. När du söker i diariet kan du välja att begränsa sökningen till ett visst område eller en viss tid, så att du lättare hittar den information du behöver.
Hur får jag tag på handlingar i diariet?
Du kan kontakta registratorn som ansvarar för diariet för att få tillgång till handlingarna.
Mer information om att ta del av handlingar i diariet
Äldre handlingar
Handlingar äldre än fem år förvaras vanligen i kommunarkivet.
Kontakta kommunarkivet för mer information.